In einem Vorgespräch stellt die Mediatorin das Verfahren vor, legt mit den Parteien die Spielregeln für die Gespräche fest und informiert über Kosten und vorraussichtliche Dauer des Verfahrens. Nach dem Vorgespräch entscheiden sich die Beteiligten, ob sie sich die Mediation als Chance für die Lösung ihres Konfliktes vorstellen können. Es wird dann ein schriftlicher Vertrag geschlossen, der den Gegenstand des Verfahrens festlegt. Die Mediatorin sichert den Parteien Vertraulichkeit und Neutralität zu.
Im ersten Gespräch schildern die Parteien den Konflikt zunächst aus ihrer Sicht und einigen sich über die zu klärenden Themen. In der nächsten Phase finden die Medianten heraus, was für sie bei den strittigen Themen wichtig ist. Die Parteien lernen dadurch, die Bedürfnisse und Gefühle der anderen Seite besser zu verstehen. So kommen sie miteinander ins Gespräch und können kreative Ideen zur Konfliktlösung entwickeln. Die gemeinsam gefundene Lösung wird zum Abschluss der Gespräche schriftlich festgehalten.
Erfahrungsgemäß lösen die Parteien ihren Konflikt in 3 bis 5 Gesprächen von jeweils 1,5 Stunden Dauer. Anschließend wird die Vereinbarung bei Bedarf von den Anwälten oder Steuerberatern der Parteien überprüft.
Nach 2 bis 3 Monaten treffen sich die Parteien mit der Mediatorin zu einem Bilanzgespräch. Das wird - wie das Vorgespräch - nicht in Rechnung gestellt. Haben die Lösungen getragen oder sind weitere Schritte notwendig?